Kişisel gelişim veya işletme yönetimi ile ilgilenenlerimizin bir çoğu Daniel H. Pink'in Drive adlı kitabını okumuştur. Nasıl motive oluruz ve nasıl motive ederiz üzerine kırk yıllık araştırmaların bir sonucu olarak ortaya çıkan ve iş hayatının olmazsa olmazı, motivasyon konusunu son zamanlarda çok alışa geldiğimiz devrim dönemlerini niteleyen Endüstri 1.0 , Endüstri 2.0, Endüstri 3.0 şeklinde olduğu gibi aşamalara bölerek anlatan bir başyapıt. New York Times Bestseller arasına girmiş bir kitap...
Pink, kitabında motivasyonun ilk aşamasını
Motivasyon 1.0 adı verilen ve insanların çağlar önce fiziksel ihtiyaçlarını gidermek için kullandıkları harekete geçme sistemi olarak adlandırıyor. Daha sonraları insanlar ödül ve ceza ile motive olmaya başlıyor ve buna Motivasyon 2.0 adı veriliyor. Fakat bu sistem zaman içerisinde sorunlar çıkartmaya başlıyor. Bağımlılık!
Performans için verilen parasal ödüllerin, beynimizin nucleus accumbens adı verilen bölümüne, bağımlılık yaratan sigara, uyuşturucu gibi insan sağlığına oldukça zararlı uyaranların kullanımından hemen sonra dopamin salgılanmasına neden olduğunu, kısa bir süre duyulan hazzın hemen sonrasında ise bir doz daha ihtiyacının ortaya çıkışını, bilimsel araştırmalar kanıtlıyor. Bu da ilerleyen dönemlerde parasal ödüllerde doyumsuzluk yaşanmasına ve zaman içerisinde motivasyonun yerine memnuniyetsizliğin ve devamında da de-motivasyonun oluşmasına yol açıyor.
Zamanla 1.0 ve 2.0'ın ikisi de büyük ölçüde geçerliliğini yitirerek yerlerini Motivasyon 3.0 denilen sisteme bırakıyor. Buna göre Motivasyon 3.0, insanların ödül veya ceza ile değil bir işte ustalaşmaya çalışarak, belli bir amaç ekseninde, daha özerk bir ortamda yaptıkları çalışmalar ve en önemlisi doğru geri bildirim ile sağlanabiliyor.
Hedefleri yapabileceği kadar zorlayıcı, erişebileceği kadar gerçekçi, kolayca takip edebileceği kadar ölçülebilir, kendi performansını yansıtacağı kadar spesifik ve varılacak yere istenen sürede gelinmesini sağlayacak kadar zamana bağlanmış olan, kısacası SMART olan hedeflere sahip bir çalışanın motivasyonu için geriye kalan başarılı oldukça alacağı motivasyona yönelik geri bildirimler ile kendisiden beklenen yetkinlik özelliklerinin dışında davranışlar göstermesi durumunda ise kovulma korkusu yaşamaksızın doğruya yönlendirileceği geri bildirim ve yönetici desteğini alabilmesinden geçiyor.
İşte bu noktada Dijitalleşme çağında teknolojinin nimetleri devreye giriyor. CEO'lar çalışan motivasyonunu maksimize etmeleri amacıyla görevlendirdikleri üst ve ara kademe yöneticilerinden, çalışanlarındaki cevheri ortaya çıkartmalarını sağlamalarını bekliyor. Yöneticiler ise bu cevheri teknolojinin yardımı ile çok daha etkin, verimli ve adaletli ortaya çıkarmanın imkanına sahip. İşte biz teknolojinin çalışan motivasyonunu garanti altına aldığı bu döneme Motivasyon 4.0 diyoruz.
Motivasyon 4.0 ile üst yönetim tarafından belirlenmiş stratejik hedeflerin kişilere kadar indirilmesi ve online olarak takip edilebilmesi sağlanıyor. Strateji belirleme aşamasında şirkete kurulan öneri değerlendirme sistemi uygulaması ile çalışanların stratejilere olan katkısını da görebilmesi sağlanıyor. Böylelikle katılımcı bir yönetim anlayışı sağlanmış oluyor. Kendi önerilerinin dikkate alındığını bilen bir çalışan belirlenen hedeflere çok daha sıkı bağlanabiliyor.
Şirketin strateji haritası ortaya çıktıktan sonra kendisine atanmış olan kokpitte kendisinin nerede olduğunu görerek çalışan bir ekip üyesi hem büyük resme vakıf oluyor hem de bu resimde kendisinden hangi rollerin beklendiğini bilen farkındalığı yüksek bir çalışan haline geliyor.
Elbette sadece hedef belirlemek ve gerçekleşmeleri ölçmek motivasyon için yeterli olmuyor. Davranışları yönetmek de şirket içerisinde takım çalışmasından kopmamak, hedefler uğruna bireyselliğe dönmemek için oldukça büyük önem arz ediyor. Aksi takdirde kendi hedeflerini gerçekleştirmek adına şirkete zarar verebilecek sonuçların alınmasına kadar uzanan olumsuz davranışlar ortaya çıkabiliyor.
Bu aşamada yetkinliklerin tanımlanması, şirkette hangi davranışların özendirilip hangi davranışlardan kaçınmak gerekliliğini belirlemek de motivasyonu maksimize etmek adına üst yönetimlere düşen görevlerden sadece biri.
Yetkinliklerin belirlenmesi ve çalışanların her an ulaşabileceği bir yerde tanımlı olması da çalışanların bu sistemi sahiplenmesi ve uygulaması açısından oldukça kritik. Ne yazık ki bir çok işletmede bunlar kitapçık olarak bastırılan veya Pdf dosyaları halinde çalışanlara mail olarak atılan ilk gözden geçirmeden sonra nereye kaydettiğimiz veya koyduğumuzu hatırlayamadığımız dosyalar olmaktan öteye gidemiyor.
Bu noktada en iyi çözüm Motivasyon 4.0 ile geliyor ve davranış göstergeleri de kurum karnesi ile aynı ekranda görünür hale getiriliyor. Böylelikle çalışanlar kendi performanslarını gözden geçirirken kendisinden beklenen davranışları da her seferinde gözden geçirmiş oluyor.
Motivasyonu maksimize ederken en önemli aşama ise "Geri Bildirim"
Geri bildirim iki boyutu ile çok önemli;
Yönetici Boyutu
Çalışan Boyutu
Yöneticilerin çalışanlarından olduğu kadar çalışanlarının da yöneticilerinden beklentileri bulunuyor. Yöneticilerin bu durumu asla gözardı etmemeleri şirkette onlara verdikleri görev ve maaşı lütuf gibi görmeyip çalışanlarının beklentilerine cevap verebilir olmaları gerekiyor.
Şirket içi yapılan anketlerde genellikle çalışanların yöneticilerinden beklentileri; Adalet!
Ancak neye göre değerlendirme yapılacağının belli olmadığı bir ortamda yöneticinizin sizi neye göre ve nasıl değerlendireceğini nasıl bilebilirsiniz?
Bir çok işletmede yöneticiler çalışanlarından memnun değilken aynı anda çalışanlarda yöneticilerinden memnun değil. Yöneticiye sorduğunuzda kendisine göre çalışanın yapması gerekenler farklı iken çalışana göre ise kendi yapması gerekenler farklı olabiliyor. Bu durumda da çalışan kendi çerçevesinden kendini çok başarılı görürken yöneticisinin gözünden ise başarısız olarak değerlendiriliyor. Oysa hedefleri ve kendisinden beklenen yetkinlikleri tanımlı olan bir işletmede bu gibi bir sorunun yaşanması pek mümkün değil.
Motivasyon 4.0 Adaleti Sağlıyor
Beklentilerin netleştiği bir çalışma ortamında bir sonraki aşama doğru ve zamanında yapılan geri bildirim. Motivasyon 4.0 hedef ölçümlerini online olarak takip ederken başarılı performansların takdir edilmesi, geliştirilmesi gerekenler için aksiyon planlanması için devreye giriyor. Takibi yöneticinin sırtından alıyor ve kendisi üstleniyor. Geriye ise doğru geri bildirimi yapmak kalıyor.
Geri Bildirimde Star, Star-ar Yöntemi
Geri bildirimlerde dikkat edilmesi gereken en önemli konuların başında bildirimin niteliği geliyor. Geri bildirim bir çalışan için doğru yapıldığında çok etkili bir motivasyon aracı iken yanlış yapıldığında ise olumlu yapılması halinde bile geriye dönülemez nitelikte yıkıcı etkiler bırakabiliyor. Buna bir örnek olay ile değerlendirelim ve siz de kendi başınıza aynısının gelip gelemeyeceğini bir düşünün. Bu ay gösterdiği performans ile ekibinizin bir üyesini herkesin önünde takdir ettiniz. Bu olumlu geri bildirim karşısında çalışanınızın motivasyonunu yükselttiniz. Ancak geçtiğimiz ay çok yoğun bir bütçe döneminden geçmiş ve neredeyse hiçbir işe bakamaz duruma gelmiştiniz.
Ekibinizin çok çalışkan üyelerinden bir diğerinin geçtiğimiz ay gösterdiği üstün performansı raporları gözden geçiremediğinizden takdir etmeyi unuttunuz. Evet şimdi adalet duygunuz sorgulanıyor. Ekibinizin bu çok çalışkan ama bir o kadar da alıngan üyesi sizi adil bulmadığından motivasyon kaybı yaşıyor. Olamaz mı dersiniz?
Motivasyon 4.0 ile unutmak mümkün değil.
Gelelim Motivasyon 4.0 'ın doğru geri bildirime katkısına.
Her yapılan geri bildirimde, durumun tespiti (ST / Situation, Task) , gösterilen davranış (A / Action) ve alınan sonucun (R / Resul) daha sonra performans değerlendirmede kullanılmak üzere kayıt altına alınması gerekiyor. Motivasyon 4.0 ile tüm olumlu geri bildirimler, başarılı performanslar için kayıt altına alınırken, yöneticilerin de performans dönemi boyunca çalışanlarını gözlemleyip onların performansına ne kadar katkıda bulundukları izlenebilir hale geliyor. Böylece yöneticilerinde üst yönetimlerine karşı, ekip üyelerinin hakkında adil davranıp davranmadıklarını kanıtlamaları sağlanıyor. Log kayıtlarından takip sağlanarak geri bildirimlerin sadece performans değerlendirme dönemlerinde mi girilmiş, yoksa tüm performans dönemine mi yayılmış olduğu takip edilebiliyor. Böylelikle performans değerlendirmesi, kalite sistemlerinde sıkça gördüğümüz denetim dönemlerinde hazırlanan dökümanlar gibi senede bir kere topluca yapılan işler olmaktan çıkıyor, yaşayan bir sistem haline geliyor.
Çalışanların performansı açısından en önemli geri bildirim olan olumsuz geri bildirimlerde ise yani STAR/AR 'da doğru davranışı çalışanın kendisinin bulması ve geri bildirim sonrası alacağı aksiyonları belirlemesi bekleniyor. Motivasyon 4.0 ile sistem üzerinden çalışana verilen STAR/AR 'ın AR kısmını kendisinin doldurması ve en önemlisi doğru olan davranışı sergilemesi hatalılarını düzeltmesi için kendi aksiyon planlarını hazırlayarak uygulaması bekleniyor. Böylece çalışanların doğru şekilde yönlendirilmesi ve kurumsal bir davranış bütünlüğü elde edilmesi sağlanıyor.
Sonuç olarak şirketleri, varmak istedikleri noktaya taşıyacak olan en değerli kaynağı; "İnsan Kaynağı"nın motivasyonu için dijitalleşmenin katkısı gün geçtikçe daha fazla ihtiyaç haline gelecek gibi görünüyor. Artan rekabet koşullarında daha iyisini daha ekonomik yollardan çözme zorunluluğunda olan işletmelerin değer üreten fikirler geliştirmesi, problemlerine etkin ve verimli çözümler bulabilmesi motivasyonu yüksek çalışanlardan geçiyor, çalışan memnuniyetini garanti altına almanın yolu ise dijitalleşmeden yani Motivasyon 4.0'dan...